Industry: Manufacturer
Location: NYC
Salary: $55,000 - $60,000
Visa Sponsor: No
Language: English: Business Level, Japanese: Native Level
Detail: 職務記述書（Job Description）
1．職種
事務・管理業務担当（Administrative Assistant / Office Administrator）
2．雇用形態
契約社員（派遣社員）
3．勤務地
米国ニューヨーク州
New York, NY 10017
Long Island City, NY 11101 5月以降はこちらで勤務
4．職務概要
会社の日常的な事務・管理業務全般を担当し、円滑な会社運営をサポートする。主な業務は、顧客対応、受発注管理、経理関連事務、銀行取引および支払処理、事務所の管理、各種行政手続き、保険会社や会計事務所などの外部機関との連絡・調整業務とする。
また、米国の取引先との円滑なコミュニケーションを図るため、必要に応じて商談時の英語・日本語の通訳や各種業務のサポートも行う。
会社の運営状況や業務上の必要性に応じて、幅広い事務・管理業務に柔軟に対応することが求められる。
5．主な職務内容
（1）顧客対応・受発注業務
顧客からの問い合わせや依頼に対するメールおよび電話での対応
顧客との日常的な連絡・調整および各種問い合わせへの対応
顧客からの注文受付、発注処理および関連書類の作成・管理
受注内容、納期、出荷状況などの確認および顧客への連絡
取引先や仕入先との受発注に関する連絡・調整
顧客情報、受発注記録および関連資料の管理
（2）経理・財務関連業務
銀行口座の入出金管理および必要な銀行取引手続き
仕入先、取引先および各種サービス提供会社への支払処理
顧客からの入金確認および入金処理
銀行取引明細や入出金記録などの確認・管理
支払予定および入金状況の確認・管理
経理関連書類、請求書、領収書などの整理・保管
会計事務所と連携した会計処理に必要な資料の準備および提出
（3）総務・事務所管理業務
事務所内の備品、消耗品および事務用品の管理
備品の在庫確認、必要に応じた発注および補充
事務所内の整理整頓および職場環境の維持
事務所の設備や各種管理事項に関する対応
社内文書、契約書、各種管理資料の整理および保管
日常的な事務所運営に関する各種業務
（4）行政手続き・各種登録業務
米国内の各州政府および関係行政機関に対する各種申請・登録手続き
会社運営に必要なライセンス、登録情報および各種届出の管理
各種登録や申請に関する更新期限の確認および更新手続き
行政機関からの通知や依頼事項への対応
必要書類の作成、提出および関連資料の管理
（5）保険会社・会計事務所など外部機関との連絡・調整
保険会社との各種保険契約に関する連絡および手続き
保険契約の新規加入、更新、変更および解約に関する事務対応
保険内容や契約条件に関する確認および必要書類の提出
会計事務所との会計・税務関連業務に関する連絡および調整
会計事務所から依頼された資料や情報の準備・提出
銀行、保険会社、会計事務所、その他外部取引先との各種連絡・調整
（6）通訳および営業・業務サポート
必要に応じた顧客との商談や打ち合わせにおける英語・日本語の通訳
日本本社と米国法人との間の業務連絡およびコミュニケーションのサポート
顧客や取引先との打ち合わせに関する資料準備および事務サポート
必要に応じた営業活動や社内業務に関する補助業務および翻訳業務
（7）出張およびその他の業務
業務上必要な場合の米国内出張への対応
管理者から指示されたその他の事務・管理関連業務
会社運営上必要となる付随業務全般
6．応募資格・必要な能力
英語は、ビジネスレベルのコミュニケーション能力（読み・書き・会話）顧客や外部関係者と円滑に連絡・調整できるコミュニケーション能力
事務、一般管理、経理補助などの業務経験がある方を優遇
基本的な経理・簿記知識を有する方
Microsoft Office（Excel、Word、Outlookなど）の基本的な操作能力
正確かつ丁寧に業務を遂行できる方
複数の業務を並行して進め、優先順位を判断できる能力
自主的に業務に取り組み、状況に応じて柔軟に対応できる方
社内外の関係者と協調して業務を進められる方
7．歓迎する経験・知識
日系企業または日英両言語を使用する職場での勤務経験
米国企業における一般事務、総務、経理補助などの実務経験
銀行取引、支払処理、入金管理などの経験
保険会社や会計事務所との連絡・調整業務の経験
米国内の各州における会社登録、各種申請および更新手続きの経験
会計ソフトや経理管理システムの使用経験
8．勤務条件・その他
始業9:00～就業17:00 （昼休憩 12:00～13:00 無給）
原則として事務所勤務 週1在宅
業務上必要な場合、米国内への出張あり（頻度は限定的）
米国において合法的に就労できる資格を有すること
9．報告・指揮命令系統
会社経営陣の指示・方針に従い、担当業務を遂行する。必要に応じて、各担当者や日本本社との連携・情報共有を行い、円滑な会社運営に貢献する。
