2016-01-20
Excelを使うと様々なレポートを作ったり、データの分析ができるので多くの方々がその機能を活用し、日頃の業務をされているかと思います。実際に私どもが普段請け負っているデータ解析のプロジェクトでも多くの場面でExcelを活用しています。ただまだ多くの方々が、Excelの機能を効率良く使っているとは言えない状況にあるかと思います。
例えば業務上でVLOOKUPは多くの企業で使われている関数ですが、値が存在しない場合に#N/Aエラーを表示させない方法は、あまり知られていなかったりします。
こういった便利なことは、業務上でちょっと気になった際にインターネットで調べてみることでドンドン自分のものになっていくので、少しの手間が自分のスキルを上げることになるのでぜひトライしてみて下さい。
更にそこを踏み込んでマクロ（VBA）という機能を活用すると、簡単により多くの効果が得られるということはご存知でしょうか？
実際に繰り返し行われる計算などは、10分の１以下になることも多いのです。
例えば、以下のような事例があります。
１． 請求データの支払い確認（1日が3分に！）：このケースではシステムから出力される支払いデータにはPO#が入っておらず、請求データにはPO#はありますがInvoice Numberが入っておりません。マクロでPO#を比較できるようにし、最終的にどの請求データが支払われたか支払われていないかを色で確認できるようにしています。
２． 経営分析用の資料作成（2日が15分に！）：自社製品を複数のDistributorを使って、顧客に販売をしているケースです。Distributorのデータは、それぞれフォーマットや載っている情報が異なるため、今までは転記することで精一杯でした。マクロ化するときには、マスターファイルを作成することで、今までDistributorだけの情報では作成できなかった切り口、セールス別等みれるようになりました。また、新規顧客が増えた時には、顧客マスターへデータを自動的に追加し、ユーザーに知らせます。それによって、ユーザーは、マスターを更新し常に最新データにできる仕組みとしています。
こういった効果がまだまだExcelを活用することで期待できるのですが、それが難しいプログラムであるというように感じられている方も多くいらっしゃるかと思いますが、少しずつの慣れで誰でも出来ることですし、インターネットでも簡単に学べます。
わざわざソフトやシステムを作るまでもないようなことは、こういったことでマクロを作ってみてはいかがでしょうか？
また、この記事に関するご質問は、taira@enspirea.com までご連絡ください。
